Binnen een organisatie worden op basis van de huidige en te verwachten liquiditeitspositie belangrijke keuzes gemaakt. Het is daarom van groot belang dat de liquiditeitspositie nauwkeurig in beeld gebracht wordt en dat deze regelmatig wordt geactualiseerd. In onzekere tijden vergt het maken van een prognose extra inspanning en vormt het een grotere uitdaging. Zo kan er vanwege onzekerheid gekozen worden voor een frequentere actualisatie van de liquiditeitsprognose(s). De vraag is dan welke frequentie gepast is en hoe om te gaan met de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de prognoses die in een economisch ‘rustige’ periode zijn opgesteld. In dit artikel bespreken we de informatie, processen en systemen die belangrijk zijn om goed grip te krijgen (én te houden) op de ontwikkeling van de kasstromen. Uiteindelijk wil je als organisatie te allen tijde een betrouwbaar beeld hebben van de verwachte ontwikkeling van de liquiditeit op de korte, middellange en lange termijn.
Beschikbaarheid van de juiste informatie
Om de liquiditeitspositie zo goed mogelijk in beeld te brengen, is de kwaliteit van de onderliggende informatie van groot belang. De gerealiseerde en geprognotiseerde winst- en verliesrekening, balans, investeringsplannen en transacties vormen een belangrijk deel van de input. Vanuit theoretisch oogpunt zijn er twee methoden om deze input te vertalen naar de berekening van de (te verwachten) kasstromen; de directe en de indirecte methode.
- Bij de directe methode worden de kasstromen gebaseerd op de individuele inkomende en uitgaande transacties, zoals debiteurenontvangsten, crediteurenbetalingen, investeringen en rentebetalingen.
- De kasstromen volgens de indirecte methode vloeien voort uit de W&V-rekening en de balans. Volgens deze methode worden dus ook de casheffecten van balansmutaties meegenomen.
Welke methodiek passend is, hangt mede af van de lengte van de specifieke prognose. Daadwerkelijke bankmutaties (of een nauwkeurige inschatting hiervan), waar de directe methode op gebaseerd is, zijn vaak voor een relatief korte periode beschikbaar. Hierdoor is deze methode geschikt voor een kortetermijnprognose. Bij de indirecte methode worden de kasstromen afgeleid uit de geprognotiseerde W&V-rekening en balans. Door deze koppeling is deze methode uitermate geschikt voor de middellange- en langetermijnprognoses.
De meest passende methodiek is mede afhankelijk van de lengte van de liquiditeitsprognoses. Om zowel op de korte, middellange als lange termijn een goed beeld te krijgen van de liquiditeitspositie, dienen verschillende prognoses opgesteld te worden. Deze prognoses onderscheiden zich zowel in tijdseenheden (week, maand, kwartaal en jaar) als lengte (kwartaal, jaar en > 1 jaar). In onderstaande matrix staan de verschillende tijdslijnen nogmaals weergegeven, met verticaal de verschillende prognoses. Rechts in de matrix staan de geschikte methoden voor elke prognose weergegeven.
Hierbij geldt vaak dat hoe langer de periode waarover geprognosticeerd wordt, hoe minder nauwkeurig de voorspelling. De keuzes met betrekking tot de tijdseenheden en de lengte van de prognose hangen samen met de fase waarin de organisatie zich bevindt en het type sector waarin de organisatie actief is. Bijvoorbeeld, in economisch onzekere tijden (zoals de huidige pandemie) of in het geval van een zwakke financiële positie wordt er vaak voor gekozen – soms opgelegd door externe financiële stakeholders (e.g. bijzonder beheer van een bank) – om wekelijks een korte termijnprognose op te stellen. Dit moet ervoor zorgen dat de financiële positie wekelijks in beeld wordt gebracht, waardoor de grip op de kasstromen toeneemt.
"Om zowel op de korte, middellange als lange termijn een goed beeld te krijgen van de liquiditeitspositie, dienen verschillende prognoses opgesteld te worden."
Dit betekent echter niet dat hoe meer typen lengte prognoses er opgesteld worden, hoe nauwkeuriger de financiële positie in beeld gebracht kan worden. Te veel (verschillende) prognoses zorgen namelijk voor een te grote constante tijdsinvestering om deze te blijven actualiseren. Wanneer een organisatie zich in een ‘rustige’ periode bevindt, kan een prognose op maandbasis voor 12 maanden voortschrijdend, in combinatie met een meerjarenraming (op jaarbasis) voor 5 jaar voortschrijdend, voldoende zijn. De samenhang tussen de prognoses is echter fundamenteel. De geleverde input dient consistent te zijn voor de verschillende prognoses en de tijdseenheden van de verschillende prognoses horen in elkaar over te lopen. Wanneer bijvoorbeeld gekozen wordt voor een 13-weekse prognose (kwartaal), dan zal deze logischerwijs aansluiten op de liquiditeitsprognose van minimaal 12 maanden voortschrijdend op kwartaalbasis.
De inbedding in systemen
Eén van de instrumenten die nodig is om alle informatie te verwerken en te actualiseren, is een systeem dat alle kasstroominformatie samenbrengt. In de praktijk wordt er regelmatig gebruik gemaakt van een treasurymodule in het bestaande ERP-systeem of van een Excel-bestand. Als Excel gebruikt wordt zonder helder format, dan blijkt in de praktijk vaak dat dit te complex wordt, en onoverzichtelijk en foutgevoelig is. Met een duidelijk format kan Excel zeker een geschikt instrument zijn. Daarnaast kan er voor worden gekozen om het prognoseproces grotendeels te automatiseren door middel van een applicatie.
Het format van het gekozen systeem zal als middel fungeren om consensus te creëren tussen de interne stakeholders over de aanpak en uitgangspunten van het opstellen van prognoses. Bovendien zal het duidelijkheid creëren naar de externe stakeholders. Om het overzicht te bewaren, is het aan te raden de kasstromen in een beperkt aantal posten onder te verdelen. De volgende drie typen kasstromen leggen hiervoor de basis:
- Operationele kasstroom: alle kasstromen die uit de bedrijfsvoering voortvloeien.
- Investeringskasstroom: bestaande uit de investeringen in vaste activa, investeringen in de vorm van overnames of opbrengstverkoop.
- Financieringskasstroom: alle uitgaven en inkomsten uit financieringsactiviteiten (met betrekking tot de rente kan een andere keuze gemaakt worden).
TREASURYnxt biedt organisaties een flexibele manier om liquiditeitsprognoses te maken voor bovenstaande kasstromen. Meer weten over TREASURYnxt, klik hier.
Grip op cash door de juiste processen
Naast de informatie en systemen zullen er binnen de organisatie processen moeten worden ingericht om echt grip te krijgen op de cashpositie. Vaste processen brengen structuur aan in het opstellen, vergelijken en actualiseren van de prognoses. Er zal altijd antwoord gegeven moeten kunnen worden op de vraag waarom een bepaalde kasstroom afwijkt van een eerder opgestelde prognose.
Het is van belang het verschil tussen twee liquiditeitsprognoses van verschillende momenten te kunnen verklaren. Een duidelijk format kan hierbij helpen. De uitdaging zit in het constant actualiseren en aansluiten van deze prognoses. Wanneer er bijvoorbeeld een investering wordt uitgesteld, zal dit direct doorgevoerd moeten worden in de investeringskasstromen van de prognoses. Hierbij is duidelijke communicatie cruciaal. Dit begint met interne communicatie, door middel van regelmatige bijeenkomsten of calls (zogenaamde cash calls). Door regelmatig cash calls in te plannen, waarbij de cashpositie en verwachtingen besproken en geanalyseerd worden, blijven de prognoses actueel. Het heeft de voorkeur om de frequentie van deze cash calls in overeenstemming te brengen met de frequentie van de desbetreffende prognose. In de communicatie met externe stakeholders is het vooral van belang inzicht te geven in de risico’s en kansen van de opgestelde prognoses.
Tot slot is het essentieel de daadwerkelijke realisatie van de kasstromen te vergelijken met de prognose die voor de kasstromen was opgesteld. De afwijkingen en inzichten die hieruit voortkomen, dienen te worden meegenomen in de prognose van de periode daarna. Na het verwerken van deze realisatie zal de lengte van de desbetreffende prognose ongewijzigd moeten blijven, een zogeheten rolling forecast.
Uiteindelijk kan grip op de cashpositie alleen gerealiseerd worden door het samenspel van informatie, systemen en processen. Een heldere visie hierop helpt om dit samenspel goed te structureren.